ERP Mitleri #05
ERP Projesinde Her Şeyi Özelleştirmek, Sistemi İşletmeye Uydurmaktır
ERP projelerinde çok sık duyduğumuz bir cümle: “Bizim işimiz standart değil.” Arkasından hemen hemen her zaman aynı sonuç gelir: “Business Central bunu yapamıyor, geliştirelim.”
Bir süre sonra başka bir geliştirme gelir. Sonra bir tane daha. Bir rapor. Bir ekran. Bir workflow. Bir özel tablo. Bir entegrasyon. Bir istisna. Bir başka istisna. Ve birkaç yıl sonra ortaya şu çıkar: Business Central kullanıyorsunuzdur ama Business Central’ın standart yeteneklerinden giderek uzaklaşmış durumdasınızdır.İşte ERP projelerindeki en tehlikeli mitlerden biri burada başlıyor: “Ne kadar çok özelleştirme yaparsak, ERP o kadar bizim işimize uygun hale gelir.” Hayır. Bazen tam tersi olur.
ERP’nin amacı şirketin bütün alışkanlıklarını kodlamak değildir
Bir ERP sistemi yalnızca mevcut iş yapış şeklinizi dijital ortama taşımak için kullanılmaz. ERP’nin asıl değerlerinden biri, işletmenin süreçlerini daha kontrollü, ölçülebilir ve sürdürülebilir hale getirmesidir.
Eğer işletme yıllardır aynı süreci aynı şekilde yürütüyorsa bu, o sürecin doğru olduğu anlamına gelmez. Bazen ERP projesinin en değerli çıktısı bir geliştirme değildir. Bir sürecin artık böyle yapılmaması gerektiğini fark etmektir.
“Biz böyle çalışıyoruz” cümlesi teknik gereksinim değildir
“Biz siparişi böyle açıyoruz.”
Bu bir mevcut durum bilgisidir. Ama “ERP kesinlikle böyle çalışmalı” değildir.
İkisi arasında ciddi bir fark vardır. İyi bir ERP danışmanlığı bu farkı, sırayla sorduğu sorularla ortaya çıkarır:
- Neden böyle yapıyorsunuz?
- Bu işlemin hangi problemi çözmesi gerekiyor?
- Business Central bunu standart olarak çözebiliyor mu?
- AppSource’ta uygun bir çözüm var mı?
- Ancak gerçekten gerekiyorsa “Burada geliştirme yapmalıyız.”
Her geliştirme başarı değildir
ERP projelerinde geliştirme sayısı bazen yanlış bir başarı göstergesine dönüşür. “Projede 300 saat geliştirme yaptık.” Peki? Bu tek başına ne ifade ediyor? Hiçbir şey. 300 saat geliştirme işletmeye büyük değer de yaratabilir, 300 saat gereksiz karmaşıklık da yaratabilir.
Önemli olan geliştirme miktarı değil, geliştirmenin neden yapıldığıdır. Bir sonraki geliştirme talebiyle karşılaşıldığında karar vermeden önce şu sorulara verilecek cevap, ihtiyacın gerçek mi yoksa alışkanlık mı olduğunu netleştirir:
- Operasyonu hızlandırıyor mu?
- Hata oranını azaltıyor mu?
- Manuel işi ortadan kaldırıyor mu?
- Karar alma kalitesini artırıyor mu?
- Yasal veya sektörel bir gerekliliği karşılıyor mu?
- Ölçülebilir bir ticari değer yaratıyor mu?
Bu soruların cevabı yoksa, geliştirme yapmak için geliştirme yapılıyor olabilir.
En tehlikeli cümle: “Bunu da geliştiririz.”
Bir ERP projesinde duyulabilecek en kolay cümlelerden biridir, çünkü kullanıcı memnun olur, proje ekibi bir gereksinimi kapatmış olur, teklif büyür. Herkes kazanmış gibi görünür.
Ama birkaç yıl sonra işletme şunu fark edebilir: “Biz neden bu kadar fazla özel geliştirmeye sahibiz?” Çünkü her küçük ihtiyaç proje sırasında tek tek çözülmüştür. Ancak bu çözümlerin toplamı artık sistemin davranışını belirlemeye başlamıştır — ve ERP’nin yükseltme, bakım, test ve entegrasyon süreçleri giderek karmaşıklaşır.
Standarda dönmek neden bazen daha doğrudur?
Business Central’ın standart fonksiyonları yalnızca Microsoft’un “hazır özellikleri” değildir. Bunlar aynı zamanda yıllar boyunca geliştirilen, test edilen ve farklı işletmelerde kullanılan bir ERP mimarisinin parçalarıdır.
Bu nedenle her farklılık için özel geliştirme yapmak yerine önce şu soruyu sormak gerekir: “Bizim sürecimiz gerçekten farklı mı, yoksa biz eski alışkanlığımızı mı korumaya çalışıyoruz?” Bu tek soru, ERP projesinin kaderini değiştirebilir.
Özelleştirme bağımlılığı nasıl oluşur?
Genellikle tek bir büyük kararla oluşmaz. Küçük küçük oluşur — proje toplantılarında hiç de tehlikeli görünmeyen, sıradan görünen cümlelerle:
“Buna bir buton ekleyelim.”
“Bu rapor eskisi gibi olsun.”
“Bu ekranı değiştirelim.”
“Biz bunu Excel’de böyle yapıyorduk.”
“Bir istisna daha ekleyelim.”
Her biri tek başına makul görünebilir. Ama toplamda sistemin standart davranışını değiştiren büyük bir yapı ortaya çıkabilir. İşte buna özelleştirme bağımlılığı diyebiliriz. Ve bağımlılık arttıkça ERP’nin gerçek maliyeti de artar.
Peki hiç geliştirme yapılmamalı mı?
Tam tersine. Doğru yerde yapılan geliştirme, bir Business Central projesinin en önemli değerlerinden biri olabilir. Ancak geliştirme bir ilk seçenek değil, doğru değerlendirmeden sonra verilen bir karar olmalıdır. Öncelik sırası mümkün olduğunca şöyle düşünülmelidir:
- Business Central standardı
- Mevcut konfigürasyon seçenekleri
- AppSource / hazır çözüm
- Entegrasyon
- Özel geliştirme
Yalnızca yukarıdakiler yetersiz kaldığında
Bu sıralama her proje için mutlak bir kural değildir. Ancak iyi bir ERP mimarisinde önemli bir düşünme disiplinidir.
ERP projesinin başarısını geliştirme sayısıyla ölçmeyin
Başarılı bir Business Central projesi “Ne kadar çok geliştirme yaptık?” sorusuyla ölçülmez. Projenin işletmeye gerçekte ne kattığını gösteren, çok daha isabetli sorular vardır:
- Kaç manuel işlem ortadan kalktı?
- Kaç Excel süreci sistem içine alındı?
- Kaç hata kaynağı elimine edildi?
- Finansal görünürlük ne kadar arttı?
- Operasyon ne kadar hızlandı?
- Yönetim daha hızlı ve doğru karar verebiliyor mu?
- Sistem gelecekte kolayca geliştirilebilir mi?
İşte ERP’nin gerçek çıktısı burada ortaya çıkar.
MyronSoft yaklaşımı
MyronSoft’ta yaklaşımımız basit: her ihtiyaca “geliştirelim” demiyoruz. Önce ihtiyacın kendisini anlamaya çalışıyoruz, sonra sırasıyla standart yeteneklere, konfigürasyona, AppSource çözümlerine ve entegrasyona bakıyoruz. Gerçekten işletmeye değer sağlayacaksa özel geliştirme yapıyoruz.
Standardı kontrol et→
Konfigürasyonu değerlendir→
AppSource’a bak→
Entegrasyonu değerlendir→
Gerekliyse geliştir
Çünkü bizim için iyi bir ERP projesi, en fazla özelleştirmenin yapıldığı proje değil, gereken özelleştirmenin doğru yerde yapıldığı projedir.
Sonuç
ERP’yi işletmenize uyarlamak önemlidir. Ama işletmenin yıllardır taşıdığı bütün alışkanlıkları ERP’ye kodlamak değildir. Bazen ERP projesinin en değerli çıktısı yeni bir ekran değildir — eski bir sürecin artık neden öyle yapılmaması gerektiğini fark etmektir.
Bu nedenle bir sonraki Business Central projenizde danışmanınıza sormadan önce bir soru daha sorun:
Sık sorulan soru : “Bunu geliştirebilir misiniz?”
Sorulması gereken soru : “Bunu gerçekten geliştirmemiz gerekiyor mu?”
Çünkü iyi bir ERP partneri, her istediğinizi yapan değildir. Gereksiz olanı yapmama cesaretini gösterendir.
MyronSoft, Microsoft Dynamics 365 Business Central ve Dynamics 365 Sales üzerine satış, eğitim, destek, yerelleştirme ve dijital dönüşüm hizmetleri sunan bir Microsoft iş ortağıdır. Business Central projelerinde standart ile özelleştirme arasındaki dengeyi doğru kurmak, ERP yatırımınızın uzun vadeli sürdürülebilirliğinin en önemli belirleyicisidir.
MyronSoft ile projelerinizi konuşun →
ERP Mitleri serisi, Business Central projelerinde sık karşılaşılan yanlış inanışları ele alır. © MyronSoft