ERP Mitleri #04
“En Ucuz Business Central Teklifi, En İyi Tekliftir.”
ERP satın alma süreçlerinde en sık yapılan hatalardan biri, farklı iş ortaklarından gelen Microsoft Dynamics 365 Business Central teklifleri yalnızca toplam proje bedeline göre karşılaştırmaktır.
Bir teklif 1 milyon TL.
Diğeri 1,5 milyon TL.
Bir başkası 2 milyon TL.
İlk bakışta karar oldukça basit görünebilir:
“En düşük fiyatlı teklifi alalım.”
Fakat ERP projelerinde fiyat ile maliyet aynı şey değildir.
Hatta bazen en ucuz proje, işletmenin uzun vadede en pahalı kararı olabilir.
Çünkü bir Business Central projesinin gerçek maliyeti yalnızca teklif dosyasındaki rakamdan oluşmaz.
Asıl maliyet, sistem kullanılmaya başladıktan sonra ortaya çıkar.
ERP teklifini yalnızca toplam rakamla karşılaştırmak neden yanıltıcıdır?
Bir Business Central projesinde teklif bedelinin içinde neler olduğunu bilmeden iki rakamı karşılaştırmak anlamlı değildir.
Örneğin bir teklif kapsamında:
- analiz,
- danışmanlık,
- veri migrasyonu,
- entegrasyonlar,
- geliştirmeler,
- kullanıcı eğitimleri,
- test süreçleri,
- canlıya geçiş,
- proje yönetimi,
- canlı sonrası destek
bulunabilir.
Başka bir teklifte ise bunların yalnızca bir kısmı yer alabilir.
Sonuçta iki firma aynı ürünü teklif ediyor gibi görünürken aslında iki farklı proje kapsamı teklif ediyor olabilir.
Bu nedenle doğru soru:
“Hangisi daha ucuz?”
değil.
“Aynı işi, aynı kapsam ve aynı kalite kriterleriyle hangisi daha doğru maliyetle yapıyor?”
olmalıdır.
Düşük teklif neden sonradan pahalı hale gelebilir?
ERP projelerinde başlangıç fiyatını düşük tutmak için bazı kalemlerin proje kapsamı dışında bırakılması mümkündür.
Örneğin:
“Bu entegrasyon ayrıca fiyatlandırılır.”
“Bu geliştirme proje dışında değerlendirilir.”
“Ek kullanıcı eğitimi ayrıca ücretlendirilir.”
“Canlı sonrası destek pakete dahil değildir.”
Bu yaklaşım tek başına yanlış değildir.
Her projenin kapsamı farklı olabilir.
Sorun, bu kalemlerin başlangıçta yeterince görünür olmamasıdır.
Proje başladıktan sonra ortaya çıkan her yeni ihtiyaç, bütçeyi artırabilir.
Böylece başlangıçta en ucuz görünen teklif, proje sonunda çok daha yüksek bir toplam maliyete ulaşabilir.
Lisans maliyeti ile proje maliyetini birbirine karıştırmayın
Business Central yatırımı yalnızca yazılım lisansından ibaret değildir.
Lisans, çözümün yalnızca bir parçasıdır.
İşletmenin ihtiyacına göre danışmanlık, uygulama, entegrasyon, veri aktarımı, geliştirme, eğitim ve destek gibi farklı maliyet kalemleri oluşabilir.
Üstelik Business Central’ın genişletilebilir mimarisi sayesinde AppSource uygulamaları veya farklı extension yapıları da çözümün parçası olabilir. Microsoft, Business Central’ın uygulamalar ve extension’lar aracılığıyla genişletilebildiğini açıkça belirtiyor.
Dolayısıyla bir ERP yatırımını değerlendirirken yalnızca:
“Lisans ne kadar?”
veya:
“Proje kaç TL?”
sorularına bakmak yeterli değildir.
En ucuz geliştirme, en iyi geliştirme değildir
Business Central projelerinde geliştirme maliyeti de dikkatle değerlendirilmelidir.
Bir iş ortağı, ihtiyacınız olan her şeyi özel geliştirme ile çözebilir.
Başka bir iş ortağı ise önce Business Central’ın standart fonksiyonlarını değerlendirir.
Sonra uygun bir AppSource çözümü olup olmadığına bakar.
Ancak gerçekten gerekli olduğunda özel geliştirme yapar.
İkinci yaklaşımın başlangıç maliyeti her zaman daha düşük olmayabilir.
Fakat uzun vadede daha sürdürülebilir bir mimari oluşturabilir.
Microsoft’un Business Central dokümantasyonu da standardın extension’lar ve uygulamalarla genişletilebildiğini ve farklı extension türlerinin kullanılabildiğini ortaya koyuyor.
Buradaki kritik soru:
“Ne kadar geliştirme yapıldı?”
değil.
“Neden bu geliştirme yapıldı ve işletmeye ne kazandırıyor?”
olmalıdır.
Teknik borç görünmeyen bir maliyettir
ERP projelerinde bazı maliyetler teklif dosyasında görünmez.
Bunlardan biri teknik borçtur.
Bugün hızlı ve ucuz bir çözüm geliştirmek cazip gelebilir.
Ancak birkaç yıl sonra:
- bakım zorlaşabilir,
- güncellemeler karmaşık hale gelebilir,
- entegrasyonlar kırılabilir,
- geliştirmelerin birbirine bağımlılığı artabilir,
- yeni ihtiyaçların sisteme eklenmesi zorlaşabilir.
Özellikle Business Central’ın sürekli gelişen platform yapısında çözüm mimarisinin sürdürülebilir olması önemlidir.
Microsoft’un kendi dokümantasyonunda da Business Central çözümlerinin extension mimarisi üzerinden geliştirildiği ve Microsoft/üçüncü taraf extension’ların sürüm yükseltmelerinde yönetildiği görülüyor.
Bu nedenle bugün verilen geliştirme kararının yarınki bakım ve upgrade maliyetleri de düşünülmelidir.
“Proje hızlı biter” de tek başına avantaj değildir
Bir başka cazip teklif cümlesi:
“Business Central’ı üç ayda canlıya alıyoruz.”
Peki nasıl?
Hangi kapsamla?
Hangi süreçler standartlaştırılıyor?
Hangi geliştirmeler yapılıyor?
Veri nasıl taşınıyor?
Entegrasyonlar nasıl test ediliyor?
Kullanıcılar ne kadar eğitim alıyor?
Canlıya geçiş sonrası destek nasıl sağlanıyor?
Hız önemlidir.
Ancak ERP’de hızlı teslimat ile acele teslimat arasında büyük fark vardır.
Yanlış analiz edilmiş bir sistemin üç ayda canlıya alınması başarı değildir.
Doğru tasarlanmış bir sistemin işletmeye kontrollü şekilde kazandırılması başarıdır.
En ucuz teklif hangi noktada pahalılaşır?
Bunu basit bir formülle düşünebiliriz:
**İlk yatırım maliyeti
- ek geliştirmeler
- ek danışmanlık
- entegrasyon maliyetleri
- veri problemlerinin çözümü
- kullanıcı adaptasyon maliyeti
- bakım ve destek
- teknik borç
- gelecekteki upgrade maliyeti
= Gerçek ERP maliyeti**
Bu nedenle ERP satın alma sürecinde yalnızca TCO — Total Cost of Ownership, yani toplam sahip olma maliyeti perspektifiyle düşünmek gerekir.
Başarılı ERP projesi “ucuz” değil, öngörülebilir olandır
Bir ERP projesinde işletmenin ihtiyacı yalnızca düşük fiyat değildir.
Asıl ihtiyaç:
öngörülebilir maliyet,
net kapsam,
ölçülebilir çıktı,
doğru mimari
ve
sürdürülebilir bir sistemdir.
Teklifin başlangıç bedeli biraz daha yüksek olabilir.
Ancak kapsam nettir.
Varsayımlar bellidir.
Ek maliyetlerin nereden çıkabileceği öngörülmüştür.
Proje sonrası yapı sürdürülebilirdir.
Bu durumda daha yüksek başlangıç maliyeti, aslında daha düşük toplam maliyet anlamına gelebilir.
ERP teklifini nasıl karşılaştırmalısınız?
Business Central iş ortağı seçiminde aşağıdaki başlıkları yan yana koymak çok daha sağlıklı bir sonuç verir:
Proje kapsamı:
Hangi süreçler dahil?
Analiz: İşletmenin mevcut süreçleri ne kadar detaylı inceleniyor?
Migrasyon: Hangi veriler taşınacak?
Entegrasyon: Mevcut sistemlerle bağlantılar kapsam dahilinde mi?
Geliştirme: Hangi geliştirmeler gerçekten gerekli?
AppSource: Hazır uygulamalar değerlendiriliyor mu?
Eğitim: Kullanıcı adaptasyonu nasıl sağlanacak?
Test: Kabul ve test süreçleri nasıl yürütülecek?
Canlıya geçiş: Go-live planı nedir?
Destek: Canlı sonrası destek nasıl verilecek?
Gelecek: Sistem birkaç yıl sonra nasıl sürdürülecek?
Bu sorular cevaplanmadan yalnızca teklif rakamlarına bakmak, otomobil satın alırken yalnızca fiyatına bakmaya benzer.
MyronSoft yaklaşımı
MyronSoft olarak amacımız müşteriye en ucuz Business Central projesini sunmak değil.
Amacımız:
İhtiyaç olmayan maliyetleri oluşturmadan, ihtiyaç olan alanlara doğru yatırım yapılmasını sağlamak.
Bunun için önce işletmenin süreçlerini anlamak gerekir.
Sonra Business Central’ın standart yeteneklerini değerlendirmek.
Gerekiyorsa AppSource çözümlerini incelemek.
Gerçekten gerekli olan noktalarda geliştirme yapmak.
Entegrasyonları doğru tasarlamak.
Veriyi doğru taşımak.
Ve projenin yalnızca canlıya geçiş gününü değil, canlıdan sonraki yılları da düşünmek.
Çünkü iyi bir ERP partneri:
“Size en düşük fiyatı veriyorum.”
demekten çok,
“Bu yatırımın nerede değer üreteceğini ve nerede gereksiz maliyet oluşturabileceğini biliyorum.”
diyebilmelidir.
Sonuç
En ucuz Business Central teklifi, en iyi teklif değildir.
En iyi teklif;
işletmenin ihtiyacını doğru anlayan,
kapsamı net tanımlayan,
gereksiz geliştirmelerden kaçınan,
gerekli yatırımları doğru yapan,
gelecekteki bakım ve geliştirme maliyetlerini hesaba katan
ve işletmeye ölçülebilir değer sağlayan tekliftir.
ERP’de önemli olan başlangıçta ne kadar az ödediğiniz değildir.
Önemli olan, yıllar boyunca neye para ödemeye devam edeceğinizdir.
Ve belki de ERP satın alma sürecindeki en doğru soru şudur:
“Bu proje kaç para?”
yerine:
“Bu yatırımın bize toplam maliyeti ne olacak?”